Todos sabem que a rotina de um gestor de Fábrica de Rações é bem agitada e parar para analisar o negócio pode ser um grande desafio. Nesse momento costuma aparecer algumas perguntas:
Qual é resultado atual da minha fábrica e produção? Onde quero estar daqui 3 anos? Onde está minha maior oportunidade? Quais são os gargalos da produção? Meu setor comercial é eficiente? Minha gestão financeira está sólida?
Olhar o negócio como um todo não é tarefa fácil. É como se pegasse um helicóptero para ter uma visão mais ampla de sua fábrica para entender como os processos estão rodando, como as pessoas estão entregando resultados e principalmente se o negócio está no caminho certo.
Esse olhar de cima permite enxergar os principais gargalos e oportunidades para elevar os resultados do negócio garantindo a sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo. A Prodap faz esse diagnóstico para identificar os principais gargalos.
5 pilares que precisam ser considerados para o desenvolvimento sustentável de uma fábrica de ração animal:
Pessoas
Comercial
Produtivo
Logística
Financeiro
Pessoas: Como aumentar satisfação e o clima no ambiente de trabalho?
Este pilar é fundamental e sustenta todos os outros pilares. Afinal, sem pessoas a organização para, perde oxigênio por mais automatizada que seja. Um dos maiores desafios é, sem dúvida, fazer a tão falada gestão de pessoas.
O gestor precisa conhecer de fato seu time, estando próximo, orientando, conduzindo e corrigindo sempre que necessário. Liderar pessoas, é sem dúvida, uma habilidade necessária a ser desenvolvida constantemente por qualquer gestor.
Dito isso, existem alguns pontos nos quais você deve ficar atento:
Clima Organizacional
Para saber como está o clima no ambiente de trabalho é preciso conversar individualmente com o colaborador. Neste momento não importa se ele faz uma função gerencial ou operacional, muito menos se é recém contratado ou com bastante tempo de casa, o importante mesmo é ouvir.
É preciso fazer as perguntas corretas para mensurar o clima. Podem ser perguntas relacionadas a satisfação com a empresa, ferramentas de trabalho, remuneração, benefícios e ainda o relacionamento com a liderança.
Para facilitar deixo aqui alguns exemplos de perguntas que podem ser feitas nesse momento: Você tem disponível todas ferramentas de trabalho necessárias ao desenvolvimento das atividades? Há treinamentos constantes conforme novas atividades surgem? O que você faria se tivesse no meu lugar?
Quanto mais respostas positivas tiver, mais felizes serão os colaboradores. É muito comum encontrar pessoas antigas na função que nunca receberam nenhum tipo de treinamento.
Maturidade Gerencial
Outro ponto importante do pilar de pessoas é avaliar como está a maturidade gerencial dos colaboradores.
Mas primeiro deixa eu explicar o que é isso: Maturidade gerencial tem haver em como as pessoas lidam com os problemas do negócio e o que elas fazem para atingir melhores resultados. Existem processos definido para lidar com essas situações?
As tarefas e responsabilidades precisam estar bem estabelecidas entre os membros do time. O que um faz que melhora o trabalho do outro colega? Qual é a meta do setor? Quando o setor não alcança a meta o que é feito?
Se essas questões estão claras para a maioria das pessoas pode-se afirmar que a maturidade gerencial está alta. Isso é excelente pois mostra que as pessoas têm o espírito da melhoria contínua.
Pilar Comercial: Como aumentar as vendas da fábrica de rações?
O comercial é a locomotiva da Fábrica pois é ele quem puxa o crescimento e todos outros setores, é onde entra todo o faturamento e seu pode determinar o sucesso ou o fracasso negócio.
Provavelmente esse é o pilar que está mais próximo dos clientes e onde estão as pessoas que mais entendem das necessidades e suas reclamações.
Como a maior parte da experiência positiva de compra proporcionada aos clientes está na mão do time comercial, ouvir esse time é essencial para identificar as principais causas que impedem o aumento das vendas.
Diante disso, existem algumas oportunidades nas quais você precisa ficar atento:
Conhecimento da linha de produtos
É muito comum ter vendedores que trabalham há anos na fábrica sem conhecer minimamente a linha de produtos que estão vendendo. Isso pode contribuir para o mal desempenho das vendas, afinal o seu vendedor acaba mantendo argumentos rasos diante de questionamentos de clientes.
Nesse cenário o vendedor passa a ser um mero tirador de pedidos e pode ser vencido facilmente pela concorrência que tenha um pouco mais de propriedade de falar sobre seus produtos.
É urgente entender quais são as necessidades de treinamento e acompanhar os vendedores para reverter esse quadro.
Gestão de estoque de clientes
Minha ração vai acabar hoje a tarde, preciso de um pedido urgente!
Essa frase é muito comum, acontece o tempo todo e muitas vezes com o mesmo cliente e isso é extremamente problematico no dia a dia da operação.
Um pedido urgente significa aumento dos custos, ele provoca mudança no planejamento da produção e impactos na logística de entrega contribuindo para a ineficiência da fábrica como um todo.
Uma boa equipe comercial controla o estoque dos seus clientes, fica atenta ao consumo e é proativa na hora de fazer o pedido.
Vendedores que fazem isso conseguem obter resultados extraordinários simplesmente cuidando dos seus clientes, esse é um tipo de cuidado com o cliente que traz resultados imediatos à eficiencia da empresa.
Definindo metas de crescimento
É preciso ter metas para desafiar o time comercial, são elas que puxam o crescimento do negócio. O primeiro passo para começar a fazer esse plano é entender como está a fidelização, conquista e a perda de clientes.
Essas 3 variáveis vão conseguir te dar um retrato da eficiência da sua marca em relação ao mercado assim como te munir de informações para identificar possíveis gargalos entre equipes e setores.
Não adianta conquistar 3 clientes e perder 5, por exemplo. O ideal é manter os 5 que você já tinha, conquistar 3 e não perder nenhum. As metas de crescimento da fábrica deve considerar estas variáveis, só assim o crescimento acontece.
Outra dica muito importante é a composição da meta.
Objetivo: Onde você quer chegar?
Meta: Quanto você precisa aumentar?
O prazo: Até quando você irá fazer isso?
A precisa ser desafiadora porém possível de ser alcançada, como por exemplo: Aumentar as vendas de 1.800 toneladas mês para 2.200 toneladas mês até dezembro de 2020.
Produtivo: Como planejar e produzir com qualidade?
Depois da venda feita é hora de organizar os pedidos, montar a escala de produção e produzir.
Nessa etapa é fundamental uma harmonia entre o pilar comercial e o produtivo para que pedidos urgentes, acúmulos de pedidos e troca do plano de produção não impactem negativamente na capacidade produtiva da fábrica, qualidade do produto, aumentem custos produtivos e até mesmo de entrega.
Nesse cenário é importantíssimo conhecer fatores que impactam seu processo produtivo sem comprometer a qualidade.
Do pedido à produção
Os pedidos que são feitos no campo pelos vendedores precisam chegar no setor de produção na medida certa e de forma organizada.
O acúmulo de pedidos e falta de informações geram um grande retrabalho no processo produtivo podendo até mesmo prejudicar a qualidade do produto final.
Isso se intensifica com pedidos urgentes que chegam e mudam tudo de última hora.
Para mudar essa situação e permitir dar fluxo ao trabalho é preciso estabelecer regras para definir um plano de produção eficaz.
Por exemplo: Pedidos que chegam até o meio dia de hoje serão colocados no plano de produção do dia seguinte. Essa é uma forma simples de dar fluxo ao trabalho, organizar a produção e aumentar a produtividade.
Capacidade do processo produtivo
Através da mensuração dos tempos e movimentos do processo produtivo é possível saber quais são os gargalos e quais as principais oportunidades para melhorar a produtividade sem fazer grandes investimentos.
Para entender a capacidade da sua produção é preciso fazer uma separação cuidadosa de cada etapa: dosagem, moagem, transporte, mistura e expedição.
O objetivo é saber qual processo é o maior limitante e quais ações podem ser feitas para aumentar a produtividade: tonelada por hora produzida. A Prodap tem um time de especialistas que fazem todo esse trabalho para você.
Logística: Como ter uma logística de entrega eficiente?
Não adianta produzir se a fábrica não consegue entregar, uma logística eficiente é aquela que entrega no prazo combinado com o cliente a um custo por tonelada competitivo.
Caminhões com taxa de ocupação baixa, sem rotas definidas e com idas e vindas no mesmo cliente ou região ao longo do mesmo mês podem elevar e muito os custos com o frete transformando uma dor de cabeça diária causando até mesmo perda de clientes.
A logística eficiente é fator chave para fidelização do seus clientes pois é o único setor que está em contato direto com o seu cliente, todos os meses.
Definindo rotas dos caminhões
O ideal é que os pedidos feitos no campo pelos vendedores cheguem no setor de produção agrupados por rotas e por cargas, isso aumenta a produtividade e ajuda a reduzir bastante o custo com as entregas. Uma dica de sucesso é definir as rotas por dia da semana ou dia do mês evitando surpresas de pedidos urgentes e ainda redução do vai e vem de caminhões na mesma rota.
O vendedor precisa ter uma rotina de visita e/ou contato frequente com os clientes frequente para garantir que os mesmos vão adequando as rotas e entregas.
Gerenciando custos de entrega
Ter na ponta do lápis quanto está custando entregar cada tonelada vendida ao seu cliente é primordial. É muito comum gestores trabalharem com o mesmo custo de frete por tonelada por um grande período de tempo, o que é perigoso porque ao fazer isso há um risco de prejuízo ou perda competitividade, caso o preço considerado seja diferente do realizado.
Não olhar o mercado na hora de fazer contas é um erro afinal os preços de combustíveis, manutenções, mão de obra entre outros se alteram ao longo do tempo. A Prodap ajuda a calcular o número real do frete por tonelada, definir uma meta junto com o time e apoiar nas tomadas decisões mais corretas para evitar prejuízos com os custos de frete.
Combinando prazo de entrega com o cliente
Não se esqueça de combinar um prazo de entrega com o cliente e principalmente cumpri-lo. Um cliente de fábrica é muito sensível a atrasos na entrega.
Se possível combine sempre um prazo maior e entregue em um prazo menor do que o combinado para surpreender positivamente seu cliente. Uma das maiores reclamações e motivos de perda de clientes são problemas de atraso na entrega. Se você não entregar no prazo, seu concorrente o fará.
Financeiro: Como reduzir a necessidade de capital de giro de uma fábrica de ração?
Quando falamos do pilar financeiro um dos desafios diários é a necessidade de capital de giro que o negócio demanda, essa demanda de dinheiro para rodar o negócio surge dos descasamentos dos prazos de recebimento das vendas, pagamento aos fornecedores e giro do estoque, que é natural do segmento econômico.
Leia também: Principais Indicadores de Desempenho Financeiro de uma Fábrica de Ração
Normalmente os pagamentos a fornecedores ocorrem em torno de 20 a 30 dias em média enquanto os recebimentos das vendas ocorrem entre 45 a 60 dias sem contar a inadimplência. Muitas vezes é comum captar recursos de terceiros, sócios e/ou bancos, para ajudar a financiar negócio.
Todavia, isso tem um alto custo. Quais ações são feitas no sentido de reduzir prazo médio de recebimento das vendas? Há promoções para clientes que pagam em dia? Sua tabela de preço considera o custo financeiro da fábrica?
Concentração de pagamentos e recebimentos
Normalmente grande parte dos clientes tem costume de comprar em determinado período do mês concentrando os recebimentos, ou seja, as entradas de dinheiro no caixa.
Nesse sentido uma alternativa é negociar com os fornecedores estabelecendo regras de vencimentos fixos dos pagamentos das compras feitas pela fábrica logo após o período de concentração de recebimento.
Caso os fornecedores não sejam flexíveis outra alternativa é concentrar as compras nas datas que irão permitir que os prazos de pagamento sejam no período onde o caixa estará mais oxigenado. Esse tipo de ação ajuda muito a equilibrar o caixa, evitando recorrer a capital de giro pagando altas taxas de juros.
Promoções para clientes adimplentes
Uma outra forma de melhorar o prazo médio de recebimento é realizar promoções para os clientes que compram à vista ou pagam em dia seus boletos. Assim você consegue adequar o caixa, reduzir a inadimplência e ter um caixa mais folgado.
As promoções podem estar relacionadas a descontos atrativos para compras à vista ou prazo menores. Ou ainda, realizar sorteio de prêmios para clientes que estão em dia, compram à vista e possuem histórico positivo com o negócio. Lembrando que pode ser também uma forma de fidelizá-lo.
O que fica de aprendizado….
Nesse exercício de ampliar a visão sistêmica do negócio se conhece qual é o pilar que precisa de maior foco do trabalho do gestor ou até mesmo qual pilar está impactando no outro. Por exemplo: O comercial vai conseguir decolar até o ponto que o produtivo vai dar conta de produzir.
Uma vez meus maquinários ajustados, minha capacidade produtiva aumentada e minha equipe treinada é hora de partir para o pilar comercial e desenvolvê-lo para continuar buscando resultados cada vez mais sustentáveis.
Quando todos os pilares da fábrica são considerados bem como a interação entre eles, fica mais claro onde estão as principais oportunidades tanto financeiras quanto produtivas. Não existe um pilar pior ou melhor que outro. Existe o desafio do gestor de se informar, conhecer e analisar cada pilar para tomar decisões que irão buscar o equilíbrio entre eles sem esquecer do pilar fundamental que irá fazer tudo acontecer: as pessoas. Cuide delas!
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